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在當(dāng)今全球化且競爭白熱化的商業(yè)大環(huán)境中，價格競爭日趨激烈。市場格局瞬息萬變，行業(yè)競爭日益加劇，企業(yè)不僅要應(yīng)對同行業(yè)對手在產(chǎn)品、服務(wù)、價格等方面的激烈角逐，還要在復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)形勢、政策法規(guī)調(diào)整以及技術(shù)革新的浪潮中謀求生存與發(fā)展。

生產(chǎn)型企業(yè)物料采購占據(jù)企業(yè)支出的50%左右，采購成為降本增效的重中之重，非生產(chǎn)型企業(yè)工作流程缺乏規(guī)范與透明度，信息流串聯(lián)與堵塞，隱藏在工作環(huán)境里的浪費環(huán)節(jié)未被有效識別與改善，降本增效無處入手，缺乏精益管理的思路，不掌握精益工具，降本增效的改善捉襟見肘。

在此背景下，“解碼精益化辦公工具-拓展降本增效的新路徑” 課程應(yīng)運而生。本課程旨在從辦公環(huán)境中的八大浪費入手，通過應(yīng)用VSM工具，采取ECRS策略，形成改善的PDCA閉環(huán)，將精益生產(chǎn)的理念融入到辦公環(huán)節(jié)，消除浪費，優(yōu)化流程，提高辦公效率。通過系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的手段，實現(xiàn)對進(jìn)出口環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化與持續(xù)改善，消除一切不增值的工作，從而助力企業(yè)突破困境，落實降本增效，實現(xiàn)戰(zhàn)略突圍。

課程聚焦于整體團(tuán)隊的培訓(xùn)與提升，幫助學(xué)員樹立精益辦公的理念，改變傳統(tǒng)的辦公流程，按章辦事的節(jié)奏，將精益的思維貫穿于辦公的所有環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全體部門的降本增效，提升公司整體運營效率與效益，在激烈的商業(yè)競爭中贏得先機(jī)，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展與長期盈利的戰(zhàn)略目標(biāo)。

企業(yè)收益：

1、消除一切浪費：快速增加企業(yè)利潤，提升競爭力

2、優(yōu)化工作流程：提高效率，產(chǎn)生價值流

3、塑造精益文化：文化培養(yǎng)，產(chǎn)生持續(xù)的自我改善環(huán)境

個人收益：

1、掌握精益化辦公的八大浪費，幫助學(xué)員找到降本增效的新路徑

2、熟練應(yīng)用創(chuàng)建精益辦公的十四種方法，建立精益文化

3、學(xué)習(xí)開展精益辦公的七個步驟

4、精通精益辦公的落地策略

5、了解AI+在供應(yīng)鏈領(lǐng)域的應(yīng)用，借助AI工具實現(xiàn)降本增效

第一講：識別精益辦公的八大浪費和流程優(yōu)化的五個措施

一、等待

1. 信息流的阻塞

2. 審批的交叉

3. 會議的時間浪費

工具：VSM

案例：雅培新鄉(xiāng)金獎介紹

二、移動

1. 文件的簽字

2. 人員的走動

3. 辦公資料的擺放

工具：ECRS

三、庫存

1. 多余的紙質(zhì)文件

2. 電子文檔的備份

3. 積壓的辦公用品

四、辦公動作

1. 尋找文件

2. 重復(fù)的簽字

3. 部門辦公室的不合理設(shè)置

案例：AI工具賦能采購降本

五、過量生產(chǎn)

1. 提前完成無計劃的工作

2. 過多的進(jìn)口文件

3. 客戶樣品

六、復(fù)雜流程

1. 進(jìn)出口報關(guān)的流程

2. 多次的信息處理

3. 重復(fù)的打印

七、缺陷

1. 錯誤的報告單

2. 不合適的樣品

3. 錯誤的寄樣地址

八、人才浪費

1. “采”“購”不分

2. 不合適的培訓(xùn)

3. 過度的強(qiáng)調(diào)外語能力

九、流程優(yōu)化的五個實踐措施

1. 流程再造 (Business Process Reengineering)

2. 自動化 (Automation)

3. 并行處理 (Parallel Processing)

4. 跨部門協(xié)作 (Cross-Functional Collaboration)

5. 持續(xù)改進(jìn) (Kaizen)

案例：某食品進(jìn)出口公司 - 優(yōu)化庫存管理

問題： 庫存積壓嚴(yán)重，導(dǎo)致資金占用過多，增加了倉儲成本。

精益措施：

1. 需求預(yù)測：建立準(zhǔn)確的需求預(yù)測模型，根據(jù)市場需求制定采購計劃

2. 供應(yīng)商管理：與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，實現(xiàn)快速響應(yīng)和靈活供貨

3. JIT (Just-In-Time) 庫存管理：采用 JIT 庫存管理模式，減少庫存積壓

4. ABC 分析：對庫存商品進(jìn)行 ABC 分析，重點管理高價值商品

5. 定期盤點：定期進(jìn)行庫存盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理呆滯庫存

效果：庫存周轉(zhuǎn)率提高了 20%，庫存成本降低了 15%，資金占用減少了 10%

第二講：創(chuàng)建精益辦公的十四種方法

一、消除一切非增值的動作

1. 破解價值流（VSM）

2. 爆炸點挖掘

3. 改善行動的實施

二、優(yōu)化進(jìn)出口環(huán)節(jié)的全流程

1. 進(jìn)口采購環(huán)節(jié)的談判

2. 報告環(huán)節(jié)的雜費

3. 付款流程

4. 倉儲物流流程

三、改善辦公空間布局

1. 5S推廣

2. 團(tuán)隊對接

3. 資料易取

四、標(biāo)準(zhǔn)化工作

1. 建立SOP

2. 統(tǒng)一物料的檢驗標(biāo)準(zhǔn)

3. 固化SOP

五、模塊化設(shè)計

1. 工作并聯(lián)法

2. 工作小組

3. 項目管理

六、防錯設(shè)計

1. 雙人檢查

2. 信息系統(tǒng)管理

七、遠(yuǎn)程辦公與辦公室辦公

1. 銷售部門

2. 客服部門

八、看板管理

1. 進(jìn)口訂單

2. 進(jìn)口報關(guān)

3. 付款進(jìn)度

4. 物流配送

九、工作量分析

1. 人均利潤

2. 人均訂單數(shù)

十、持續(xù)改進(jìn)（Kaizen）

1. 合理化建議

2. 改善小組

3. 評優(yōu)

十一、BPS

1. 雙周報告

2. 人員分享

3. 獎勵

十二、樹立標(biāo)桿

1. 參觀標(biāo)桿企業(yè)

2. 樹立典型

十三、培訓(xùn)

1. 專業(yè)顧問公司

2. 黃帶、黑帶評選

十四、電子化與辦公自動化

案例：某化工產(chǎn)品進(jìn)出口公司 - 優(yōu)化物流運輸

問題： 物流運輸成本高，運輸時間長，貨物損壞率高。

精益措施：

1. 物流路線優(yōu)化：分析物流數(shù)據(jù)，優(yōu)化運輸路線，選擇最佳的運輸方式。

2. 運輸合同談判：與物流公司進(jìn)行談判，爭取更優(yōu)惠的運輸價格。

3. 包裝改進(jìn)：改進(jìn)貨物包裝，減少貨物損壞。

4. 貨物跟蹤：采用貨物跟蹤系統(tǒng)，實時了解貨物狀態(tài)。

5. 風(fēng)險管理：建立風(fēng)險管理機(jī)制，應(yīng)對突發(fā)事件。

效果：物流運輸成本降低了15%，運輸時間縮短了 20%，貨物損壞率降低了 5%

第三講：推行精益辦公的七個步驟

一、確定目標(biāo)：

1. 提高效率

2. 降低成本

3. 提升員工滿意度

二、識別浪費：

三、分析原因

四、制定改進(jìn)方案

五、選擇合適的工具

六、實施改進(jìn)方案

七、持續(xù)改進(jìn)

案例：某電子產(chǎn)品進(jìn)出口公司 - 優(yōu)化報關(guān)流程

問題： 報關(guān)流程耗時過長，經(jīng)常導(dǎo)致貨物延誤，影響客戶滿意度。

精益措施：

1. 價值流圖分析：繪制報關(guān)流程圖，識別等待海關(guān)審核、單證錯誤、信息傳遞延遲等浪費點

2. 與海關(guān)建立良好關(guān)系： 積極與海關(guān)溝通，了解最新的政策法規(guī)，建立快速通道

3. 電子報關(guān)系統(tǒng)： 采用電子報關(guān)系統(tǒng)，減少人工操作，提高報關(guān)效率

4. 單證標(biāo)準(zhǔn)化： 制定標(biāo)準(zhǔn)化的單證模板，減少單證錯誤

5. 培訓(xùn)： 對報關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能

效果： 報關(guān)時間縮短了 30%，貨物延誤率降低了 50%，客戶滿意度顯著提升

第四講：落地實施的五大策略

一、痛點優(yōu)先級排序

使用艾森豪威爾矩陣

二、最小可行性方案（MVP）測試

選擇單一部門試點，驗證效果后橫向復(fù)制

三、建立量化指標(biāo)

設(shè)定可衡量的KPI

四、培養(yǎng)精益文化

定期組織“改善提案”活動，鼓勵員工提交優(yōu)化建議

五、避免“重工具輕機(jī)制”

在部署RPA的同時，調(diào)整績效考核制度，將流程優(yōu)化納入部門目標(biāo)

案例：中國工藝品進(jìn)出口有限公司通過飛書協(xié)作平臺推行精益管理

第五講：精益理念的實踐——供應(yīng)商談判方法的組合利用，爭取采購利益“最大化”

一、談判的4W+1H，聚焦整套談判方案的設(shè)計與管理

1. Who誰-談判人員的角色定位

2. When時間-談判的開始時間

3. Where地點-主場，客場的選擇

4. What對象-談判標(biāo)的物的研究

5. How方法-談判的13個方法

角色扮演：建立談判團(tuán)隊，扮演商務(wù)，技術(shù)，質(zhì)量的不同角色，逐個談判，各個擊破

方法：“聲東擊西”等13個方法

工具：應(yīng)用波特的5力工具（迫使對方降價的模型）

二、掌握國際商務(wù)談判的方法與技巧，贏得談判

1. 注重利益，而非方法

2. 尊重各國的商務(wù)禮儀，宗教信仰，生活習(xí)慣

3. 遵守承諾，具備鍥約精神

4. 建立個人非商務(wù)關(guān)系，注重長期利益

5. 提出雙贏的解決方案

6. 采用客觀標(biāo)準(zhǔn)，破解利益沖突

7. 《國際貿(mào)易術(shù)語解釋通則2020》解讀

三、博弈在談判的三階段中的應(yīng)用

1. 談判前——采取“囚徒困境”工具分析對方合作的態(tài)度和底線

2. 談判中——威脅與承諾，條件交換的權(quán)衡，獲取利益最大化

3. 談判后——利用博弈的監(jiān)督和懲罰機(jī)制，保障協(xié)議的有效執(zhí)行

練習(xí)：博弈的囚徒困境

討論：如何在采購談判中應(yīng)用博弈理論？

案例：博弈理論在年度價格談判中對價格戰(zhàn)的影響

第六講：關(guān)注精益實施的核心“員工”——能力提升，實現(xiàn)談判降本

一、培養(yǎng)與供應(yīng)商談判的技巧，降低采購成本

1. 戒躁-引導(dǎo)談判節(jié)奏，利于談判的討價還價

2. 制怒-避免談判進(jìn)入“死胡同”，浪費談判時間

3. 留靜-設(shè)置談判的冷靜期，不盲目結(jié)束談判

4. 貴虛-創(chuàng)造談判的氛圍，回旋探底

二、辦公人員的四維修煉

修煉一：財務(wù)知識（成本分析）

修煉二：談判過程控制（溝通技巧）

修煉三：精益供應(yīng)鏈知識（內(nèi)部協(xié)調(diào)）

修煉四：持續(xù)學(xué)習(xí)的能力（勇于改變）

第七講：重塑-AI時代賦能供應(yīng)鏈4.0

一、加速-DeepSeek對AI時代推波助瀾

1. 原理介紹

2. 應(yīng)用場景

3. 思維邏輯

課堂演練：通過10分鐘的DeepSeek應(yīng)用，找到解決供應(yīng)鏈痛點的一個方案

二、攻堅-AI工具在供應(yīng)鏈工作中的實踐

1. 生產(chǎn)計劃-AI+增強(qiáng)APS的應(yīng)用

2. 采購降本-SAP Ariba對采購的幫助

3. 質(zhì)量改善-基于AI+工具的視覺檢測系統(tǒng)

4. 物流效率-AI+對AGV的應(yīng)用優(yōu)化

5. 人員管理-HireVue，Moka人力資源的管理利器

課堂演練：選擇以上5個主題中的一個在個人電腦上演練10分鐘并寫出一個AI賦能供應(yīng)鏈的創(chuàng)新點

第八講：“談判專家”-AI技術(shù)賦能采購談判

一、供應(yīng)商關(guān)系分析

1. 建立模型增加供應(yīng)商匹配度

2. 供應(yīng)商競爭關(guān)系分析判斷

3. 篩選建立戰(zhàn)略供應(yīng)商關(guān)系

二、大宗物料價格變化趨勢

1. 關(guān)鍵大宗物料界定

2. 期貨市場走勢判斷

3. 最佳采購點下單

三、AI技術(shù)深度參與談判的三個方面

1. 談判策略制定

2. 談判對手分析

3. 談判結(jié)果評估

4. 談判團(tuán)隊成員的篩選及組合

練習(xí)：選取DeepSeek尋求一個降本增效的方案

討論：AI+工具在供應(yīng)商篩選方面的應(yīng)用

案例：通過AI+對塑料粒子價格追蹤實現(xiàn)采購原材料的采購價格談判

第九講：“導(dǎo)航員”-AI技術(shù)幫助物流效率提升

一、大數(shù)據(jù)賦能倉庫管理水平

1. 設(shè)置合理的庫存數(shù)量

2. 規(guī)劃高效的庫位布局

3. 選取最佳的裝箱模式

工具演練：LLamasoft庫存仿真系統(tǒng)操作

二、AI協(xié)助優(yōu)化物料配送

1. 蟻群算法vs圖路徑網(wǎng)絡(luò)

2. 模擬運輸狀態(tài)

3. 快速調(diào)度車輛及人員

案例：菜鳥網(wǎng)絡(luò)AI調(diào)度系統(tǒng)節(jié)降15%運輸成本

三、人工智能工具驅(qū)動物流系統(tǒng)的發(fā)展

1. AGV

2. 無人機(jī)配送

3. 自動化裝卸

討論：人工智能在倉儲業(yè)務(wù)的應(yīng)用

案例：智能倉庫規(guī)劃

第十講：“配送大師”-AI技術(shù)加速高效配送體系建設(shè)

一、自動規(guī)劃配送線路

1. 天氣狀態(tài)預(yù)測

2. 運輸工具選擇

3. 路面擁堵狀態(tài)

二、積極的人員調(diào)度

1. 人員布點

2. 人員距離

3. 人員繁忙狀態(tài)

三、運輸跟蹤

1. GPS跟蹤

2. 網(wǎng)絡(luò)調(diào)配

3. 冷鏈運輸

案例：DeepSeek的混合專家架構(gòu)（MoE）

第十一講：“金牌助理”-AI數(shù)字人提供7*24小時的客戶全天侯服務(wù)

一、創(chuàng)造數(shù)字人

1. 崗位畫像

2. 選型

3. 崗位職責(zé)

二、數(shù)字人助力企業(yè)出海

1. 智能客服

2. 訂單跟蹤

案例：某化工產(chǎn)品進(jìn)出口公司的精益實踐

問題：訂單處理周期長（平均7天），客戶投訴率15%。

精益措施：

1. 將手工錄入訂單改為ERP系統(tǒng)自動抓取客戶郵件數(shù)據(jù)；

2. 使用AI輔助審核報關(guān)單，錯誤率從8%降至1%；

3. 物流部門與貨代系統(tǒng)直連，實時同步船期信息。

成果：訂單處理周期縮短至3天，客戶滿意度提升至95%，人力成本降低20%。